Provalu heeft sinds tweeënhalf jaar een vernieuwde structuur van haar medezeggenschap: een kern-OR, bestaande uit zes leden, ondersteund door medezeggenschapsraden (MZR). Deze opzet zorgt voor meer flexibiliteit, betere betrokkenheid van werknemers en een hogere kwaliteit van adviezen.
Voorheen bestond de ondernemingsraad (OR) bij Provalu uit dertien leden, afkomstig uit verschillende lagen van de organisatie. Hoewel de brede vertegenwoordiging positief was, leverde dit ook uitdagingen op. “Door de verschillende type mensen en niveaus binnen Provalu kon niet iedereen het volledige proces van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming goed behappen,” legt Helen Kortekaas, voorzitter van de kern-OR, uit. “Dit leidde tot een onevenredige belasting van enkele OR-leden en verminderde de effectiviteit.”
Daarnaast was het contact met de achterban niet optimaal. Er ontstond behoefte aan een meer gestroomlijnde manier van werken, waarbij meer werknemers op een laagdrempelige manier betrokken konden worden. Het idee om een kern-OR op te richten, kwam voort uit voorbeelden van een ander sociaal ontwikkelbedrijf dat deze structuur eerder succesvol had ingevoerd.
Een brede aanpak voor een beter functionerende OR
Sociale ontwikkelbedrijven zien steeds vaker een dalende interesse in deelname van OR-leden. Dit leidt tot een tekort aan goed functionerende medezeggenschappers en onvoldoende contact met de achterban. Gevolg hiervan is dat ondernemingsraden relatief geïsoleerd opereren en medezeggenschap niet voldoende zichtbaar is binnen de organisatie.
Om dit probleem aan te pakken, heeft Provalu een systeem opgezet waarbij werknemers via een medezeggenschapsraad kunnen deelnemen aan specifieke onderwerpen die binnen de OR spelen. Dit model biedt een laagdrempelige manier om kennis te maken met OR-werk en helpt werknemers om te begrijpen wat medezeggenschap inhoudt. Bovendien fungeert het als een kweekvijver voor toekomstige OR-leden.
De samenwerking tussen de kern-OR en MZR uitgelegd
De kern-OR houdt zich bezig met de formele medezeggenschap en wordt bijgestaan door een MZR. Bij specifieke advies- of instemmingsverzoeken wordt een MZR- samengesteld, bestaande uit ongeveer acht belanghebbenden. Deze raden bestaan uit werknemers met verschillende rollen in het proces van dat onderwerp, of juist iemand die daar niets mee te maken heeft en dus met open vizier kan kijken. “Dit verhoogt niet alleen de kwaliteit van de adviezen, maar geeft ook werknemers meer zelfvertrouwen omdat zij input leveren vanuit hun eigen expertise,” aldus Helen.
Niels IJsselmuiden, OR-lid, benadrukt de waarde van deze opzet: “Mensen voelen zich meer gehoord en betrokken. De input die we krijgen, is direct toepasbaar en gebaseerd op de dagelijkse praktijk.” Femke van Kampen, tweeënhalf jaar lid van de kern-OR, vult aan: “De samenwerking binnen de kern-OR verloopt soepel. Iedereen brengt zijn of haar eigen expertise in, wat zorgt voor meer gedragen besluitvorming.” Kim van Zundert, sinds juni aangesloten bij de kern-OR, ziet het voordeel van deze vernieuwde structuur: “Voor mij is het een mooie kans om vanuit een frisse blik bij te dragen.”
De waardevolle bijdrage van de ambtelijk secretaris
Brigitte van Rijn, de ambtelijk secretaris en “wandelende encyclopedie” van de kern-OR, speelt een belangrijke rol in de nieuwe structuur. “Mijn taak is om de kern-OR en de MZR organisatorisch en inhoudelijk te ondersteunen,” legt ze uit. Naast secretariële ondersteuning, zit de toegevoegde waarde met name in het adviseren en coachen van de OR en MZR. “Een ambtelijk secretaris is essentieel in een model zoals dit. Ik zorg ervoor dat processen soepel verlopen en dat iedereen goed wordt voorbereid.” Brigitte ziet ook verbeterpunten. “We moeten blijven investeren in de communicatie en begeleiding van werknemers. Niet iedereen is direct gewend aan deze manier van werken, maar de positieve reacties laten zien dat we op de goede weg zijn.” Ze geeft als tip dat meer ondersteuning en begeleiding door een ambtelijk secretaris van groot belang is om de meerwaarde van de OR nog verder te vergroten.
Kern-OR in de praktijk
Een concreet voorbeeld van de impact van de kern-OR en de MZR is te zien in de totstandkoming in het verzuimbeleid van Provalu. Martin Ouwehand is een HR- werknemer die af en toe aanschuift. “Dit nieuwe model biedt flexibiliteit en verhoogt de betrokkenheid van werknemers. Vroeger was de OR zo druk dat er weinig tijd was om met de achterban te overleggen,” vertelt Martin. “Met de nieuwe opzet halen we die betrokkenheid wel direct binnen. Zo ben ik onder andere betrokken bij de medezeggenschapsraad over het Verzuimbeleid, waar werknemers van verschillende afdelingen samenkomen om kritisch naar het beleid te kijken. “Het is fijn om input te kunnen leveren zonder de langdurige verplichting van een volledige OR-rol. Medezeggenschap vraagt om betrokkenheid en interesse, en op deze manier kunnen mijn collega’s en ik daar goed aan bijdragen,” zegt Martin. Door deze betrokkenheid ontstaat meer bewustwording bij zowel werknemers als bestuurders. Adviezen vanuit de werkvloer hebben soms geleid tot heroverwegingen in besluitvorming. “Het is waardevol om te zien hoe de praktijk invloed heeft op strategische keuzes,” merkt Brigitte op.
Ruimte voor verbetering
Hoewel de nieuwe structuur duidelijk vruchten afwerpt, blijft er aandacht nodig voor communicatie met de achterban. “Niet iedereen voelt zich direct verbonden met de OR,” geeft Femke aan. “Daarom zetten we in op diverse communicatiekanalen, zoals intranet, nieuwsbrieven en bijeenkomsten.” “Daarnaast werken we aan het enthousiasmeren van meer werknemers om deel te nemen aan de MZR. We nodigen mensen vriendelijk uit om deel te nemen, soms met een beetje overtuigingskracht,” zegt Helen lachend. “Achteraf horen we vaak dat ze het leuk en waardevol vonden om mee te doen.”
De kern-OR en MZR hebben bij Provalu geleid tot een vernieuwde medezeggenschap, waarin werknemers en bestuurder elkaar beter weten te vinden. “Het vraagt tijd en energie, maar de resultaten zijn het waard,” concludeert Helen. “We hebben de afgelopen periode een mooie basis gelegd die we verder blijven ontwikkelen.”
Wil je meer te weten komen over medezeggenschap? Zet 30 oktober dan alvast in je agenda! Op die datum vindt namelijk hét jaarlijkse congres over medezeggenschap plaats. Meer informatie over het congres volgt binnenkort.