OR-werk in coronatijd

OR-werk in coronatijd

Er zijn geen fysieke vergaderingen meer van de OR en de bestuurder sinds de invoering van de coronamaatregelen. Ook zie je de collega-OR-leden niet of nauwelijks meer. Als OR zul je moeten zoeken naar een andere manier van werken, maar hoe? Hoe blijf je als OR bij elkaar in een tijd dat dit juist van belang is? Hoe praat je mee over hoe het bedrijf reageert? Welke maatregelen worden genomen over de toekomst en over zaken die gewoon doorlopen, ondanks de coronacrisis? Lees de ervaringen van een aantal ondernemingsraden.

DSW Rijswijk e.o.

Harry van der Toorn, voorzitter van de OR van DSW Rijswijk e.o., werkt met MS Teams en groepsbellen: Het DB van de OR handelt dagelijkse zaken af en houdt contact met de bestuurder, net als normaal eigenlijk. De andere OR-leden worden overal bij betrokken. Ik bel ze wekelijks en we werken met Teams. Momenteel bespreken we hoe DSW weer deels open kan, ook om medewerkers de benodigde structuur te bieden.

DZB Leiden

Fred Beij, ambtelijk secretaris van de ORvan DZB (Leiden): De voorzitter en ik zijn onderdeel van het crisisteam van DZB en worden elke dinsdag en donderdag bijgepraat over wat er speelt. Onze leden hebben een iPad met het vergaderprogramma iBabs erop geïnstalleerd en zo hebben ze toegang tot de vergaderstukken. Daarnaast hebben we een aantal app-groepen gemaakt voor het dagelijks bestuur en de OR.

Zo ronden we nu zaken af: we sturen een conceptbrief, iedereen kan daarop reageren en uiteindelijk versturen we de brief. Met de waarnemend directeur, die we ook in het crisisteam spreken, hebben we een informeel overleg. Fysiek bijeenkomen doen we op dit moment niet. Als het langer gaat duren, moeten we daar een vervangende vorm voor vinden. Voor nu gaat de communicatie op deze wijze prima.

Westrom Roermond

Antoon Theijs, voorzitter van de OR van Westrom in Roermond, valt zelf onder de risicogroep en zit dus thuis. Wel is hij als OR-voorzitter lid van het crisisteam. Hij maakt gebruik van videobellen en kan diverse werkzaamheden vanuit huis doen.

Zijn aanpak: Na het crisisteamoverleg informeer ik het DB van de OR dagelijks. De dagelijkse update van het crisisteam wordt, zodra deze beschikbaar is, doorgestuurd naar de OR-leden. Als iemand er een opmerking bij heeft, dan breng ik die in het volgende crisisteamoverleg meteen in. In de OR communiceren we natuurlijk lastiger dan in normale omstandigheden. Nu gaat veel per mail. We hebben inmiddels ook elke donderdag een videovergadering met de hele OR, via Google Duo. Dat werkt goed, ook volgens de OR-leden. Het contact met de bestuurder verloopt via het crisisteam, waar zij natuurlijk ook deel van uitmaakt, via ingeplande contactmomenten die al gereserveerd staan en zo nodig rechtstreeks.

Het zijn geen normale OR-tijden: we zijn allemaal bezig als bedrijf het hoofd boven water te houden en het zo goed mogelijk voor onze mensen te doen.

MTB Maastricht

Sasja Bayens, voorzitter van de OR van MTB in Maastricht, heeft net een videovergadering achter de rug van het DB van de OR met het Management Team (MT) en aansluitend nog een FaceTime-vergadering met het DB alleen: Dat gaat uitstekend! Het was eerst even wennen voor sommigen, maar werkt prima. Het DB zit op dit moment iets meer in een coördinerende rol. De overige OR-leden betrekken we via WhatsApp of gewoon via de telefoon. Ook dat gaat prima. Zo hadden we vanochtend iets besproken met het MT, daarna deed ik per app een vraag uit om kwart voor 10 en om half 11 had ik van ieder OR-lid reactie.

Het DB van de OR bespreekt met het MT regelmatig de hele voortgang van het bedrijf. Zoals sluiting of juist opening van bedrijfsonderdelen, voortgang van de productie, verwachting van de productie, lopende zaken. De OR is ondanks de beperkingen prima betrokken bij alles.

WNK Personeelsdiensten Alkmaar

Edwin Flierman is ambtelijk secretaris van de OR van WNK Personeelsdiensten in Alkmaar. De OR van WNK kent een zogenoemde kern-OR binnen de gehele OR. Edwin vertelt: De kern-OR komt elke maandagochtend bijeen, ook met de bestuurder, alleen nu via videobellen. Dat werkt prima, is best efficiënt zelfs. WNK heeft een crisisteam, dat deels fysiek en deels via videobellen bijeenkomt, waarin veel geregeld wordt. De voorzitter van de OR sluit daarbij aan, via video. Via de kern-OR en dat crisisteam krijgt de OR veel informatie, soms met een embargo. Met de andere OR-leden gaat het contact vooral telefonisch. We zijn maar met acht en ik probeer ze zeker eens in de week te bellen. Met de voorzitter heb ik dagelijks contact.

We zijn nog aan het zoeken hoe we een andere rol kunnen spelen in deze crisistijd, bijvoorbeeld als het luisterend oor of de spreekwoordelijke schouder voor medewerkers. Of hoe we meer invloed uitoefenen op de besluiten van het crisisteam, niet om dwars te liggen, maar om ze door vragen en aanvullingen mogelijk beter te maken. Een crisistijd laat daar in eerste instantie weinig ruimte voor, althans hier en nu bij WNK; nu de crisis langer gaat duren, moeten we daar wat mij betreft meer ruimte op gaan innemen.

Laborijn Doetinchem

Herman Westerveld is voorzitter van de OR en de OC (onderdeelcommissie, voor doelgroep-aangelegenheden) van Laborijn in Doetinchem. Laborijn is open, maar mensen uit de risicogroep zijn thuis en ambtelijk personeel werkt in principe vanuit huis.

Herman: Een aantal jaar geleden zijn we al overgeschakeld op iPads voor het overleg. De stukken komen in iBabs, dat is een systeem voor vergaderstukken dat ook in veel gemeenten gebruikt wordt. Elk OR- en OC-lid kan daarmee overweg. Wij hoefden dus alleen maar te leren werken met videobellen op de iPads, via Teams. Toevallig is gisteren de eerste officiële overlegvergadering van de OC geweest, helemaal met Teams, dus met alle OC-leden, de bestuurder en het hoofd HR. Ik moet zeggen: dat gaat prima! Doordat we eigenlijk al alles digitaal doen, kunnen we relatief gemakkelijk omschakelen naar videovergaderen. Volgende week is er de eerste overlegvergadering van de OR via Teams. Als DB moeten we soms iets meer sturen, maar in principe gaat alles met de OR en OC normaal door.

Pantar Amsterdam

Aarnout Langbroek is ambtelijk secretaris van de OR van Pantar in Amsterdam (Diemen). Hij werkt, net als zijn collega-AS, vanuit huis, al vanaf medio maart. Pantar is wel zoveel mogelijk gewoon open, behalve voor risicogroepen.

Aarnout: Het DB van de OR heeft net twee nieuwe leden, waaronder een nieuwe voorzitter; het functioneert vooral via WhatsApp. We appen echt heel veel onderling. Ook via mail is er contact. Een deel van het DB werkt nog gewoon op Kriekenoord, onze hoofdvestiging. De lopende OR-zaken gaan relatief gewoon door. Wel is de vergadering van eind maart afgezegd. Eind april is er weer een OR- en een overlegvergadering, die beide door zullen gaan, via conference-call of videobellen. Dat moeten we nog uitzoeken.