Een OR-communicatieplan schrijven
Uitgangspunt voor het communicatieplan is het werk(beleids)plan van de OR. Daarin heeft de OR de inhoudelijke keuze bepaald om onderwerpen wel of niet aan de orde te stellen en in de tijd uitgezet. De OR heeft daarnaast ruimte voor ad-hoc onderwerpen.
Doelen stellen
Het is belangrijk dat de OR bij de onderwerpen in het werkplan concreet aangeeft welk doel en welk resultaat hij met bepaalde onderwerpen wil bereiken. Voorbeelden van onderwerpen en doelen zijn:
- Imago: de relatie met de achterban verbeteren.
- Reorganisatie: een actieve rol vervullen in een reorganisatietraject.
- Bedrijfsvoering: meer invloed op de bedrijfsvoering van de eenheid.
- Capaciteit OR-leden: minder werkbelasting voor de OR-leden.
- Achterbanberaad: meer betrokkenheid van de achterban bij het formuleren van een reactie op een adviesaanvraag.
- Informatievoorziening diensteenheid: werkoverleg binnen de eenheid bevorderen.
- Arbo: de uitvoering volgen van het arbeidsomstandighedenbeleid binnen de diensteenheid, met het accent op de inrichting van de werkplekken.
Het is belangrijk dat de OR zo precies mogelijk aangeeft wat hij met de gekozen onderwerpen in het komende zittingsjaar wil bereiken. Dus: wat is het doel en welk resultaat wil je hiermee concreet behalen. Als de OR dit heeft bepaald, kan hij de communicatie hierop systematisch en planmatig afstemmen.
Een communicatieplan opstellen
Nu helder is wat de OR wil bereiken, kun je een communicatieplan opstellen. Redenen om dat te doen zijn:
- Het is belangrijk om van elkaar te weten welke doelen je nastreeft bij de communicatie met de achterban.
- Als je geen plan hebt, kun je niet doelgericht communiceren en richt je waarschijnlijk je energie op de verkeerde aspecten.
- Het is de kunst om de verschillende doelgroepen
in de achterban op een passende manier te benaderen en de verschillende
communicatiemiddelen en -boodschappen op elkaar te laten aansluiten. Vaste
recepten zijn er niet. Wel punten waar je als OR op kunt letten:
- Zorg dat je uitingen herkenbaar zijn: eigen briefhoofd, vaste kleurstelling.
- Verwachtingspatroon: zorg ervoor dat de vaste informatiestroom naar de achterban steeds op dezelfde manier en tijdstip gebeurt.
- Campagne: wil je een bepaald onderwerp in een bepaalde periode onder de aandacht brengen, zorg dan voor een vaste vormgeving en laat de onderdelen op elkaar aansluiten.
- Gebruik het onverwachte: maak bij bijzondere gelegenheden gebruik van bijzondere methoden.
Twee communicatiewetten
De twee belangrijkste communicatiewetten zijn:
- communicatie wordt effectiever als je verschillende middelen combineert;
- mondelinge communicatie is effectiever dan schriftelijke communicatie.