Wat is een ambtelijk secretaris
Een ambtelijk secretaris is iemand die de OR professioneel ondersteunt. Letterlijk betekent ‘ambtelijk secretaris’ dat iemand secretaris van ambt is. Ambt is een ander woord voor beroep. Ofwel, een ambtelijk secretaris is iemand die secretaris is van beroep. Dat maakt gelijk het verschil duidelijk tussen een gekozen secretaris en een ambtelijk secretaris. Omdat de gekozen secretaris, net als de andere OR-leden nog een primaire functie heeft naast het OR-werk heeft én inhoudelijk wil meepraten, draagt hij vaak zijn werkzaamheden over aan de ambtelijk secretaris. De combinatie van én inhoudelijk meepraten én de secretariële werkzaamheden uitvoeren die overigens vaak veel meer tijd vragen dan beschikbaar is, maakt dat een ambtelijk secretaris het uitvoerende werk beter kan doen. Immers, het is haar/zijn beroep. Naast het aantal uren dat zij/hij daarvoor in dienst is, is de ambtelijk secretaris ook goed onderlegd in haar/zijn professie.
Een ambtelijk secretaris kan op allerlei fronten de OR dienstbaar zijn. Vaak voert de ambtelijk secretaris de basis- en overigens de belangrijkste- werkzaamheden uit die nodig zijn om de OR voor wat betreft continuïteit goed te laten functioneren. Denk aan het opstellen van de agenda, het toepassen van de WOR, het versturen van de vergaderstukken, het opmaken van de notulen, het plannen van vergaderingen, het opstellen van achterban communicatie en advies- en instemmingbrieven.
Naast deze belangrijkste basiswerkzaamheden kan de ambtelijk secretaris zich ook meer richten op de beleidsvoorbereidende werkzaamheden die je kunt zien als het vervolg op het opstellen van belangrijkste correspondentie, zoals advies- of instemmingbrieven. In dat geval adviseert de ambtelijk secretaris (on)gevraagd over beleidsvoornemens die aan de OR zijn voorgelegd en over de voeren strategie van de OR.
Een andere invalshoek is de ambtelijk secretaris als (proces)begeleider van de OR als team. De ambtelijk secretaris coacht individuele OR-leden en het team met als doel om de OR-leden goed met elkaar te laten samenwerken. Het gaat in het OR-werk niet alleen om de inhoudelijke vraagstukken, maar ook om de wijze waarop de OR-leden in staat zijn om deze adequaat op te pakken.
Je ziet, je kunt veel kanten uit met het beroep ambtelijk secretaris. Afhankelijk van wat de OR aan ondersteuning nodig heeft, kun je je werkpakket daarop afstemmen. In de praktijk betekent dit vaak dat de ambtelijk secretaris haar/zijn werkpakket met de voorzitter en gekozen secretaris, het dagelijks bestuur van de OR, afstemt. Zij zijn dan ook je opdrachtgevers of functioneel leidinggevenden. Een goede samenwerking en regelmatige communicatie met het DB is daarom van groot belang om de OR optimaal van dienst te kunnen zijn en bij te dragen aan waardevolle medezeggenschap!