Meerwaarde van de Ambtelijk Secretaris
Meerwaarde is zo’n vreemd fenomeen dat je eigenlijk pas concreet kunt benoemen als ‘het’ – d.w.z. datgene dat meerwaarde oplevert – er niet meer is. OR-leden zullen deze observatie beamen als ze het tijdelijk zonder ambtelijk secretaris moeten stellen door ziekte, vakantie of ander verlof. En in zo’n situatie vindt de AS bij terugkeer niet zelden een extra stapel werk. Werk dat is blijven liggen, tenzij zij zelf voor een overdracht en waarneming heeft gezorgd.
Wat is dan precies het verschil dat verschil maakt?
Tja, dat is het beste concreet te maken in een kosten-baten analyse op taakniveau:
- De ambtelijk secretaris neemt de OR-leden werk uit handen door secretariële ondersteuning, zodat de OR-leden zich kunnen richten op hun inhoudelijke bijdrage, onderhouden van relaties, en voor de OR-taak relevante kennis en kunde.
- De ambtelijk secretaris is expert op het gebied van voor medezeggenschap relevante wet- en regelgeving. Die kennis, én het inzicht hoe die kennis wederpartijen kan dienen om een gezamenlijk gewenst resultaat te bereiken, heeft soms effect op tijd, soms op prioriteit, maar vooral op kwaliteit.
- De ambtelijk secretaris functioneert als ‘het geweten’. Letterlijk in de zin van de juiste kennis, maar ook figuurlijk: door kritische vragen of (on)gevraagd te adviseren.
De ambtelijk secretaris functioneert als ‘het geheugen’. De functie houdt niet op te bestaan als de zittingstermijn van de OR ten einde loopt. De AS is dan degene die eerdere afspraken, ‘best practices’ en langer lopende veranderingsprocessen helpt overdragen naar de nieuwe OR. Deels door goede (digitale?) archivering, maar ook door ‘tacit knowledge’ (onbewuste kennis, gebaseerd op ervaringen) - De ambtelijk secretaris levert – afhankelijk van haar opdracht – een bijdrage in de teamontwikkeling, het besluitvormingsproces binnen de OR en met name t.a.v. de afhandeling van besluiten. Juist door het feit dat ze geen deel uitmaakt van de OR zijn een helikopterview en zakelijke benadering vaker op haar van toepassing en deze professionele houding helpt de OR om doelbewust en resultaatgericht te werken.
- De ambtelijk secretaris heeft – afhankelijk van haar opdracht – een adviserende rol ten aanzien van het OR-beleid, werkplan en borgen van de resultaten. Tegenwoordig heeft de ambtelijk secretaris ook een stimulerende en structurerende rol als de OR besluit tot vernieuwing van de medezeggenschap en maatwerk voor de organisatie.
Is er nog iemand die twijfelt aan de meerwaarde van de as?