Wat is de rol van een ambtelijk secretaris en hoe kan deze persoon de ondernemingsraad ondersteunen? Jochem Overbeek, de voorzitter van de ondernemingsraad van AM Match, deelt openhartig hoe Edwin Flierman, de ambtelijk secretaris en tevens zijn collega, van onschatbare waarde is. Edwin deelt op zijn beurt tips over hoe andere sociale ontwikkelingsbedrijven ook een ambtelijk secretaris kunnen inschakelen.
Op dit moment bestaat de ondernemingsraad (OR) van AM Match uit vier leden, ook wel zetels genoemd. Dit, in tegenstelling tot andere sociale ontwikkelingsbedrijven, waar zeven zetels doorgaans de norm zijn. Jochem legt uit dat de onderbezetting te wijten is aan de uitdaging om geschikte kandidaten te vinden. “Vorig jaar hebben we verkiezingen gehouden om de lege zetels te vullen, maar het bleek gewoonweg onmogelijk om kandidaten te vinden. Gelukkig is de medezeggenschap bij AM Match met vier OR-leden en ondersteuning van ambtelijk secretaris toch goed te doen.´
Wie bezet de zetels?
Waarom is het zo lastig om nieuwe OR-leden te vinden? Jochem merkt op dat mensen vaak afhaken vanwege onjuiste aannames. ´Ze denken dat het te veel tijd kost of te ingewikkeld is.´ Dit klopt niet, aangezien de OR juist veel gemeenschappelijke activiteiten heeft, waardoor de tijdsinvestering overzichtelijk is. ´We proberen de OR vanuit allerlei hoeken in te steken. Ook omdat we een beter beeld willen krijgen van wat er in de hele organisatie speelt. Daarom is het zo belangrijk dat mensen eens aansluiten bij de OR en zien wat het inhoudt.´
Deel uitmaken van de OR kan veel voordelen bieden. Als OR-lid ben je vroegtijdig betrokken bij opstartende zaken in de organisatie en adviesaanvragen. Zo weet je welke kant de organisatie opgaat. Daarnaast heb je een signaalfunctie binnen de organisatie. Als je hoort of ziet dat er iets speelt, kun je dat eenvoudig aankaarten. Evenals eigen zaken die je kunt inbrengen of thema´s die je bespreekbaar wilt maken. Volgens Jochem is de OR de juiste plek voor iemand die nieuwsgierig ingesteld is. `Ik vind het juist fijn om te weten wat er speelt en ik ga hier graag over in gesprek met bestuurders.´
Koersverandering voor AM Match
Met nieuwe OR-leden en Edwin als ambtelijk secretaris wil de ondernemingsraad van AM Match koersverandering maken. Meer proactief bezig zijn, zichtbaarder zijn en zelf initiatief ontwikkelen. ´Een ambtelijk secretaris brengt veel verschil met zich mee. Diegene is een kartrekker die de ondernemingsraad helpt, adviseert en scherp houdt. Dat hebben we ook nodig, want alle OR-leden werken fulltime. Met Edwin voorkomen we dat we ondergeschikt worden aan zaken die tussendoor komen.´
De niveaus van een ambtelijk secretaris
Edwin vertelt dat hij in 2015 begonnen is als ambtelijk secretaris. ´Ik heb destijds de cursus van Stephanie Linhorst gevolgd; een trainer voor ambtelijk secretarissen.´ Die opleiding is te volgen op vier verschillende niveaus, namelijk A) administratief; B) beleid; C) coachen; en D) dialoog. Het niveau typeert de zwaarte van de functie van de ambtelijk secretaris en de wensen van de functionaris. Edwin benadrukt: ´Ik wil graag inhoudelijk waardevol zijn. Naar mijn mening is coachen en adviseren het belangrijkste wat een ambtelijk secretaris kan doen.´
`De belangrijkste toegevoegde waarde is dat je je ondersteund voelt. Niet alleen secretarieel, maar ook dat je sneller een gefundeerde mening durft te geven omdat je daadwerkelijk meer of beter op de hoogte bent of bent gebracht.` – Jochem Overbeek
Bindende factor
En die toegevoegde waarde biedt Edwin als ambtelijk secretaris zeker. Dankzij zijn kennis van wet- en regelgeving en zijn begrip van interne processen wordt hij gezien als een ´bindende factor´ door Jochem. `Edwin weet precies waar wij als OR op moeten letten. Dat stukje advies is belangrijk. Hoewel ik zelf ook wel bekend ben met de materie door alle adviesaanvragen en instemmingsverzoeken, kent Edwin deze onderwerpen door en door. We realiseren ons nu pas hoe cruciaal dat is en hoezeer we de ambtelijk secretaris waarderen. Zelfs voor kleine zaken, zoals het organiseren van een training, regelt hij de trainer, de locatie en plant hij overleg om de thema’s vooraf te bespreken. Dat is gewoon fantastisch!´
Continuïteit voor medezeggenschap
De continuïteit van de medezeggenschap is een belangrijke factor. Gewoonlijk heeft de ondernemingsraad een zittingstermijn van drie jaar. Na die periode komen er weer nieuwe OR-leden, die niet altijd op de hoogte zijn van alle bedrijfsprocessen. Dat betekent dat iedere OR na drie jaar opnieuw het wiel moet uitvinden. Een ambtelijk secretaris kent die processen en inhoud wel, kan de nieuwe OR bijstaan tijdens overleggen en ondersteunen bij de benodigde voorbereidingen. Daarmee zorgt een ambtelijk secretaris voor continuïteit van de medezeggenschap, en dat is belangrijk voor elk bestuur.
`Een ambtelijk secretaris maakt het werk lichter en leuker voor OR-leden.´ – Edwin Flierman
Een ambtelijk secretaris aanhaken
Elk bestuur heeft dus baat bij een ambtelijk secretaris. Maar hoe zet je deze in? Is dat puur secretarieel of ook om te coachen? Is het gericht op beleidsvorming, en gaat de ambtelijk secretaris dan ook de dialoog aan? Afhankelijk van het niveau kun je het aantal uren bepalen. In de zorgsector gaan veel ondernemingsraden uit van 2 uur per zetel per week voor een coachende rol van de ambtelijk secretaris (niveau C). In het geval van AM Match, met zeven zetels als uitgangspunt, komt dit neer op 14 uur per week.
Uiteraard is het aantal uren ook afhankelijk van de situatie van de OR. Gaat het om een ervaren OR die alles op de rit heeft of is er sprake van een beginnende OR of een reorganisatie? Dan is 2 uur per zetel per week mogelijk weer te weinig. Als bestuurder doe je er goed aan om hier vooraf over na te denken. Edwin: `Belangrijk is dat de ambtelijk secretaris in dat aantal uur de OR goed kan begeleiden bij de benodigde taken.´
Creëer een specifieke rol voor de ambtelijk secretaris
Kies je ervoor een ambtelijk secretaris aan te haken, dan is het belangrijk dat deze onafhankelijk opereert. De ambtelijk secretaris moet namelijk zowel de bestuurder als de OR-leden kunnen adviseren. Het is dan niet handig als diegene ook op de afdeling Personeelszaken rondloopt of teamleider is. Edwin behoedt voor een veelvoorkomende valkuil: ´Wat nog weleens gebeurt, is dat er binnen de OR een secretaris wordt gekozen die alle zaken moet regelen. Dat gun ik een OR, maar ook een ambtelijk secretaris niet. Je hebt iemand nodig die fulltime of in ieder geval zonder andere verantwoordelijkheden aan deze taak kan werken.´
´Het vak van ambtelijk secretaris is veel inhoudelijker dan je denkt. Vergelijk het met een advocaat, die weet ook overal binnen de wet allerlei dingen te vinden. Zo werkt dat binnen de medezeggenschap ook een beetje.´ – Jochem Overbeek